Regolamento per la consultazione

Art.1

L'Archivio e la Biblioteca sono aperti agli studiosi tutti i giorni feriali da lunedì a venerdì, dalle 9.00 alle 13.00. Eventuali permessi pomeridiani (dalle ore 15,30 alle ore 18,00) possono essere richiesti, motivando opportunamente le esigenze del richiedente. E’ consigliata la prenotazione.

Art.2

Lo studioso può essere ammesso alla consultazione dopo aver presentato una regolare domanda su modulo prestampato, nel quale siano indicati i fondi che intende consultare, i motivi della ricerca ed esplicitamente sia dichiarato il suo impegno a far pervenire all'archivio un esemplare della pubblicazione effettuata utilizzando la ricerca nell'archivio. Nell'atto di ammissione lo studioso sia informato del regolamento e degli obblighi a lui derivanti sin dall'inizio della sua frequentazione dell'archivio. Lo studioso è tenuto ad apporre giornalmente la firma ed altre eventuali indicazioni (indirizzo, nazionalità, ecc.) in un apposito registro di presenza.

Art.3

L'ammissione degli studiosi alla consultazione, che dovrà essere in ogni modo facilitata, è comunque riservata all'archivista, il quale valuterà le richieste sulla base dei requisiti del richiedente. La consultazione può essere negata, quando vi siano pericoli per la conservazione dei documenti. Gli studenti di scuola media superiore e universitari possono essere ammessi alla consultazione solo se presentati dal professore che guida la ricerca.

Art.4

Possono essere consultati solo i documenti anteriori agli ultimi 70 anni. La consultazione di documenti definiti come riservati o relativi a situazioni private di persone può concedersi solo su previa ed esplicita autorizzazione da parte del Delegato Pontificio, apposta sulla domanda presentata dal richiedente.

Art.5

I volumi e i documenti devono essere trattati con il massimo riguardo. Devono essere collocati sul leggio, e si richiede di non sovrapporre i fogli e le schede di lavoro; consultando pacchi o buste di documenti sciolti, non si deve sconvolgere l’ordine dato ai fogli e ai fascicoli. E’ vietato fare su di essi annotazioni, e gli studiosi che volessero prendere appunti per iscritto, facciano esclusivamente uso di matite. È pertanto vietato l’uso di penne a sfera, stilografiche, pennarelli, ecc. Se il volume, la busta o il documento ricevuti sono in precario stato di conservazione o presentano qualche problema, lo studioso è pregato di avvertire l’archivista.

Art.6

Durante la consultazione sia sempre presente l'archivista o persona di sua fiducia, in modo che i ricercatori non vengano lasciati soli con i documenti. Non è consentito agli studiosi né l'accesso alle sale di deposito dell'archivio, né il prelievo diretto dei documenti e dei volumi dalla loro collocazione.

Art.7

Nei locali dell’Archivio si osservi il massimo silenzio e si abbia il dovuto riguardo all’ambiente di studio quanto all’abbigliamento.

Art.8

È vietato trasferire fuori della Sala di Studio e dalla sede dell’archivio qualsiasi documento. Solo l'autorità competente può autorizzare la concessione di documenti dell'archivio per mostre e simili, con le opportune cautele di natura giuridica ed assicurativa.

Art.9

La riproduzione fotostatica o fotografica dovranno essere autorizzate dall'archivista su apposita richiesta e dopo essersi assicurato dello stato di conservazione dei documenti. La riproduzione avvenga esclusivamente nella sede dell'archivio, fatto salvo il rimborso delle spese e, se del caso, il risarcimento dei danni a carico di chi ha richiesto la riproduzione. Il richiedente è tenuto a citare nello studio, (tesi o pubblicazione) la provenienza del documento.

Art.10

Nonostante il principio generale di facilitare l'accesso alla documentazione per mezzo di fotocopie o fotografìe, non è consentito riprodurre interi fondi dell'archivio.

Art.11

L’inosservanza delle norme del presente Regolamento comporta la revoca dell’autorizzazione a frequentare l’Archivio e la Biblioteca.

Loreto, 11 giugno 2009

+ Giovanni Tonucci
Arcivescovo Delegato Pontificio